文件控制程序

本程序僅供參考，切勿直接使用；請根據(jù)您企業(yè)自身情況和需求進(jìn)行修改。

1. 目的：

對公司所有與質(zhì)量保證能力要求相關(guān)的管理性、技術(shù)性文件和資料，包括外來文件。進(jìn)行統(tǒng)一文件格式，規(guī)范文件的制定、修改、發(fā)放、廢止制度等有效管制，確保文件正確、完整、有效。確保質(zhì)量保證體系運(yùn)行各場合均使用最新有效版本的文件,并能有效地提供質(zhì)量記錄查核、調(diào)閱有關(guān)記錄。

2. 使用范圍：

本程序適用于質(zhì)量保證能力要求相關(guān)的內(nèi)部和外部文件與資料的控制。如公司行政發(fā)文、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書，各類規(guī)章制度、各類檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、工作指引、記錄表單及外來文件的管理等。

3. 控制流程：

4. 職責(zé)：

4.1 文件的審查、批準(zhǔn)權(quán)限：

4.2文件的保管、控制：

文件管控的發(fā)布、回收、作廢、銷毀及控制,由文控中心負(fù)責(zé)。

4.3文件的使用管理：

各部門主管負(fù)責(zé)管理本部門現(xiàn)場使用的文件和資料，確保文件及記錄的正確、完整及安全性。

5. 控制程序：

5.1 文件分級：

5.1.1紅頭文件：

包括公司組織機(jī)構(gòu)、人事任免、重大決策及重要管理事項(xiàng)等。

5.1.2一級文件：

（A）公司章程、體系手冊等公司綱領(lǐng)性文件。

5.1.3二級文件：

（B）管理控制程序、業(yè)務(wù)流程性文件。

5.1.4三級文件：

（C）管理規(guī)章制度、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書。

（D）檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品規(guī)范。

5.1.5四級文件（管理表單）：

用來記錄管理過程的表單，作為QEO管理的追蹤和檢索的工具。

5.1.6臨時性文件：

（E）包括通知、通告、暫行辦法、暫行規(guī)定、部門溝通聯(lián)絡(luò)文件等。

5.1.7外來文件：

（F）包括地方政府、主管部門、行業(yè)管理相關(guān)文件，顧客或供應(yīng)商提供的資料、圖紙及有關(guān)的指導(dǎo)加工及檢驗(yàn)的文件和資料。

5.2?受控文件及非受控文件：

5.2.1?受控文件:

即要求文件的分發(fā)、修訂或更改均須按書面規(guī)定程序進(jìn)行控制,保證文件始終反映現(xiàn)行要求,受控文件須加蓋“受控文件”印章，且經(jīng)相關(guān)人員會簽。包括:管理手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、MSDS文件、職務(wù)說明書、經(jīng)識別的外來文件、記錄表單類文件等。

5.2.2?非受控文件:

若有新的版本發(fā)出，舊的版本文件無需更新，被列為非受控文件，且禁止作為產(chǎn)品生產(chǎn)、開發(fā)及經(jīng)營之用。

5.3 文件的制定、變更修訂、審批及定期評審：

5.3.1 根據(jù)公司運(yùn)作需要制定文件或使用人員對文件的不適宜提出應(yīng)修訂建議時，由文件歸屬部門按:4.1 的文件審批權(quán)限辦理簽批手續(xù)，如有需要其他部門會審的，經(jīng)本部門分管領(lǐng)導(dǎo)審核，并授意發(fā)給相關(guān)人員會審，會審無異議的，方可交文控中心辦理文件發(fā)布手續(xù)，其他人員不能私自更改文件。

5.3.2 會審時有異議或其他建議時，則退回有關(guān)人員組織修改或增刪，直至通過該程序。

5.3.3 會審時必須在所有審核人員無異議的情況下通過，并做會簽記錄，然后由審核者（安全質(zhì)量負(fù)責(zé)人/品質(zhì)事務(wù)處）審批，必要時呈交（副）總經(jīng)理做核準(zhǔn)確認(rèn)。

5.3.4公司在每次內(nèi)審時,由各部門分管領(lǐng)導(dǎo)組織相關(guān)人員對本部門現(xiàn)行文件進(jìn)行全面評審,當(dāng)發(fā)現(xiàn)文件有不適合時,應(yīng)予以修訂或作廢。

5.3.5文件編制要求規(guī)范：見附件：A

5.4 文件版本/版次規(guī)定：

文件版本和修訂次數(shù)以A/0表示：A為版本；0為修訂次數(shù)。版本的修改次數(shù)為1~9；當(dāng)修訂超過9次，版本升級，從A變?yōu)锽。

5.5 文件的發(fā)布及發(fā)放：

5.5.1 所有文件的發(fā)布由文控專員辦理（包含：檢查排版、手簽原稿掃描上傳系統(tǒng)共享盤、發(fā)布通知、紙檔文件入檔保存，并登記《受控文件一覽表》。）

5.5.2由文控中心決定文件分發(fā)部門和分發(fā)份數(shù)。文件管理員對所發(fā)放的文件資料進(jìn)行編號、標(biāo)識（蓋受控章）后發(fā)放，并準(zhǔn)確、及時地將有效版本的文件資料發(fā)放給對質(zhì)量有影響的場合和個人，并及時收回失效或作廢文件。文件使用的場合應(yīng)能方便地得到適用有效的文件。

5.5.3 文件發(fā)放應(yīng)作好登記。文件管理員必須做好文件的發(fā)放記錄，根據(jù)發(fā)放范圍填寫《文件收發(fā)登記表》，同時領(lǐng)用者應(yīng)簽字。

5.6 文件的使用管理：

所有場所都必須使用相應(yīng)文件的有效版本。文件使用人員均應(yīng)保管好文件，保持文件的清晰，易于識別。需保留的作廢或失效文件均應(yīng)有明顯的標(biāo)識，并標(biāo)上“作廢保留”字樣，以防誤用。

5.7 文件保存：

5.7.1通過核準(zhǔn)發(fā)行的系統(tǒng)文件、程序文件、指導(dǎo)書、空白表單等文件原稿均由品質(zhì)事務(wù)處列冊保管，每半年由文控中心分民《文件總覽表》影印本提供給各部門自行核對所持文件是否最新版本。

5.7.2 文件資料記錄的保存，可為書面文件或電子軟件、磁盤資料存檔，所有資料由各部門歸檔保管。

5.8 文件收回與銷毀：

5.8.1 凡管制文件在變更或評審確定為無效需要廢止時，由部門經(jīng)理向文控中心索取原文件，部門分管領(lǐng)導(dǎo)在紙檔文件上手簽作廢說明并加蓋紅色“作廢”章后交回文控中心，由文控中心回收已發(fā)出去的所有受控文件及刪共享電子存檔。

5.8.2 文件修改后，新版本文件發(fā)布之時，原版本文件同時廢止，廢止的舊版紙質(zhì)文件與電子版文件統(tǒng)一由文控專員回收。

5.8.3 文件收回時注意數(shù)量、內(nèi)容之完整性并記錄于《文件收發(fā)登記表》。

5.8.4 凡對外非管制文件，失效期到后，不予以回收或更新。

5.8.5 所有作廢的文件，原稿移轉(zhuǎn)至“廢止文件專用檔案夾”，并編制《文件廢止清單》，廢止文件要求保存1份原件并加蓋“作廢”印章，保存期不低于1年。

5.9 文件調(diào)閱、查核補(bǔ)發(fā)申請：

5.9.1 一般非保密文件、可公開的文件記錄，可直接向文件保管單位借閱，保管單位依據(jù)保管權(quán)責(zé)辦理。

5.9.2 如客戶或協(xié)力客商要求索取有有關(guān)文件，即對我發(fā)出的文件，需經(jīng)副總經(jīng)理核準(zhǔn)方可發(fā)出。

5.9.3 經(jīng)確認(rèn)核準(zhǔn)并發(fā)行的文件有缺損、遺失、涂改、字跡模糊不清或相關(guān)職責(zé)工作需要，須提交《文件補(bǔ)發(fā)申請單》向文控中心申請補(bǔ)發(fā)，且經(jīng)審核后方可發(fā)放，不得以影印方式自行處理。

5.9.4 非文控中心蓋紅色印章或藍(lán)色印章文件不得流通。

5.10 外來文件管制

5.10.1 外部文件收到時應(yīng)及時進(jìn)行確認(rèn)，按程序辦理，并錄入《外來文件清單》。

5.10.2 對于最新標(biāo)準(zhǔn)、法律、法規(guī)等資料，安全質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)定期向外界收集，按本程序5.5、5.6、5.7、5.8和5.9條執(zhí)行控制。

6. 相關(guān)文件：

《質(zhì)量記錄控制程序》

7. 記錄表單：

《受控文件一覽表》

《記錄一覽表》

《外來文件清單》

《文件廢止清單》

《文件修訂申請表》

《文件收發(fā)登記表》

《文件補(bǔ)發(fā)申請表》